ある日、あなたは上司から業務上の通訳を臨時で頼まれ、｢えっ！今の実力じゃ自信ない｣と悩んで困ったことはありませんか。

あなたにとってドキドキ(緊張)⇒苦痛かもしれませんね。はたから見たらチャンスなんでしょうけど。

ドキドキを消す事前準備

でも大丈夫。事前準備をするだけで【脱緊張】できる方法があります。これを2~3回 場慣れすれば、実力が急上昇してきますよ。

その準備とは下記です：
　　　①話題をシミュレーションし、関連語彙や表現をわかる範囲でメモし覚える
　　　②積極的に出迎えに行き、その際に相手の英語レベル(発音癖など)を認識する
　　　③会社に連れていく前に、雑談的にでも軽い打ち合わせをしておく
　　　④丁寧かつフレンドリーに接し、来社前に客先と信頼関係を築いておく

自己紹介(?):この記事を書いている私は、大学(中国語専攻)卒業後に中堅企業の数社で、北京やニューヨークに駐在、各国海外出張を多数経験。当初は契約交渉などで中国語や英語に大変苦労しました。ダメダメながらも上記のような場面を多く経験してきたので、自分なりの対処法を紹介させてくださいね。

この記事では社内業務レベルの通訳のための準備方法を述べています。

ご興味があれば次をご覧ください。

１．(英語で通訳) 外人が参加する会議　事前に準備3つ

１－１　名刺交換のときスムーズに紹介通訳 (最初のリラックス)

だいたい最初に名刺交換ですね。

出来ればですが、上司の肩書きと名前がパッと口から軽く出てくるよう練習しておくといいですよ。

日本人はいつも名刺交換の時、｢お世話になります」「お目にかかれて幸栄です｣、｢本日はわざわざ弊社にお越しいただき有り難うございます｣などと言います。

続いて　｢(私は）△△部の○○です。よろしくお願いします｣などですが、日本人の場合、役職を詳しく言わない場合があります。

この時、海外のお客様に、名前／部署と同時にそれぞれの役職もさりげなくさっと追加紹介してあげると、海外お客様も自社メンバーも助かり、とりあえず良いスタートがきれますよ（精神的に・・・）。

１－２　会議で話されそうなことを想像しシミュレーション

話題に出そうな単語（専門用語も含む）を前もって調べメモり、できるだけ単語が口からさっと出るように練習しておきましょう。

会議に出席するメンバーにより、表敬訪問、商談、クレーム交渉、プレゼンなど話の内容が違います。

表敬訪問レベルなら、先ずは今回のフライト状況から、昨今の景気や一般的話題がでるかもしれません。

そして世界／日本経済、業界動向、各社状況など大きな話題から会話が続くかもしれません。

できれば英単語はNHKワールドニュースや英文記事のサイトをザッと参考にしましょう。

もし、課長・係長・担当者レベルの面談なら、上記よりは具体的な商品説明や情報交換、契約交渉、技術的打ち合わせなどがメインになるでしょう。

この場合、出そうな専門用語など事前に英単語を調べておきましょう。

「商品」「技術」の単語/表現なら、技術資料・パンフレット(含サイト)そして先輩レポートを参考(またはパクる)にして、重要英単語そうなものをメモしリストアップしておくとよいでしょう。

契約済み/交渉中の動向がわからない場合は、過去からのファイルから、契約書項目や商談レポート(英文やりとり)をみます。

細かい専門用語なら「海外契約・貿易用語」「FDAのGMP査察用語」「自社の製造プロセス」、クレームなら「クレーム関連の用語」など関連専門書を参考に、今回話題になりそうな箇所をメモします。

たとえ今回の会議で、その単語を使うことなく努力が不発に終わっても、準備した単語リストは次回以降も使えて自分の財産となります。次のチャンスでは不安や焦りが今回よりはかなり減少し自信につながります。（逆に次回が愉しみになるでしょう）

さて次は「会議前に、相手の発音・アクセント・クセが事前にわかると緊張がやわらぐ」件です。ご参考ください。

２．会議前に、相手の英語に慣れておく【もし可能なら】

２－１　相手の発音や英語レベルを事前に知ろう

さてここからは、私のような小心者向けのコーナーです。

相手の英語の発音に慣れて(または慣れなくても認識さえして)おけば、外国人との会議が始まる前のドキドキ感は減少します。

英語のネイティブでも英米豪など各発音やアクセントがかなり違うことがありますね。

ノンネイティブのお客様（特にインド人・中国人など）なら民族的な独特の発音やアクセントが混じり、なおさら聞き取りづらくなります。

ビビりの私の場合、リスニングが大の苦手であるため、面倒と思いながらも積極的(なふりして)に空港や駅に(出来るだけ)出迎えに行きます。

それは空港や駅から会社や宿泊ホテルに向かう途中に相手と会話をして、相手の英語のくせ(発音)を知るためです。

もちろん短時間のうちに慣れて、聞きとれるようになるわけはありません。が、会社でいざ通訳するときの心の準備が多少でも出来ます。

こうすることで心が落ちつくメリットがあります。

２－２　相手の状況や目的、希望する内容を事前に察知

事前に雑談などで、おたがいの情報をザクっとでも交換しておくことは意外と重要です。

但し注意事項としては、当たり前ですが、絶対に会社の秘密事項や上司が会議で話すであろう重要事項は事前に漏らさない、しゃべらないことです。

もし出迎えに行くチャンスがあれば、車内などで前もって会議のアジェンダなどをぼんやりでも話し合っておくといいです。

その理由は、相手側も会議の流れを予想でき、会議本番では話しがスムーズに進み、そのぶん会議内容も充実するからです。

上記の「スムーズ」とは、相手側の当日スケジュールがタイトな場合があり、日本側も事前にそれを知ることで、会議時間をうまくコントロールして使えるためです。

また雑談的にでも自社の状況(景気や業界状況など)を事前にぼんやり相手に知らせたり、相手側の状況を聞いておくと、会議での通訳がしやすくなります。

（但し注意事項と同様、話題によっては「ぼんやりでもご法度」という時もありますのでご注意を！)

お客側も事前に状況を理解しておくと、会議本番ではより突っ込んだ話にまで効率よく進めることができます(時間効率よい)。

こうすることで、本番通訳をするときにドキドキ不安になることが多少は軽減し、うまく場面を運ぶ（乗り切る）ことができますよ。

つぎに精神面での接し方の違いで状況が変わり、気分が楽になる方法をご参考ください。

３．英語会議の前からフレンドリー作戦

３－１　個人的な信頼関係を築こう

最終的に会社の窓口となる場合もあり、信頼関係を深めておきましょう。

たとえあなたが直接の担当者でなくても、相手側は英語ができるあなたを頼ってきます。一時的でもです。

今はあなたが会社の窓口・顔ですから、相手に親切にし、できれば仲良くなり信頼関係を築きましょう。

一年に何度も来日するお客様なら別ですが、あまり日本に来ないお客様なら、彼らにとり外国である日本文化は不安。で、英語が共有できるあなたを強く頼ってきます。

ですから、ぜひ親切にして会議の前から信頼関係を築いておきましょう。

できればあなたの覚えやすいニックネームを持ってください。

外人さんは日本語の名前を覚えるのがかなり難しいらしいです。

ちなみに私のニックネームは「Sam」。米国駐在の初日に上司から、本名「おさむ」だから「Sam」だと半ば強制的(？)に勧められました。

覚えやすいためが、皆がすぐに「Sam、Sam」と呼び、また数年ぶりにお会いしてもすぐに「Sam」が出てきます。私の名字など絶対に忘れているでしょうけど。

またかなりシビアな会議中でも、相手から「Sam」と親しげに声がかかると、こちらもかえって気分的に非常に楽な気持ちで通訳ができるようになります。

あなたも相手が覚えやすいニックネーム(日本名の由来でなくてもOK)をぜひお持ちになることを強くおすすめします。

会社以外にプライベートでも外国人とすぐに距離が縮まりますよ。

３－２　フレンドリーな態度と話し方で接する

海外のお客様とは丁寧かつフレンドリーな態度(チャラい態度とは違う)で話し対応することを心がけるといいですよ。

たとえ相当きびしい商談が予想される場合でも、先ずは相手側に対し、無理やりでも(＝自分の脳をだましてでも？)心の中で相手を好ましく思い込んでスタートしましょう。

すると、不思議と物事がうまく進む時がよくあります。ちょっとスピリチュアルめいてきましたが。

相手側にビビらず必要なことは率直に主張しながらも、フレンドリーな気持ちで通訳対応しましょう。

すると言葉や態度にその思いが波動として伝わるらしく、私の経験では、結局うまく意思疎通ができ良い方向に進むことが多くありました。(どうもいかがわしい~でしょうかね)

ぜひ海外のお客様に対しお試しください。

それでは最後にまとめです。

４．まとめ

はじめての英語会議でも緊張しないため、下記の準備をしておきましょう。

よろしければ是非お試しください。

がんばって英語会議の壁を乗り越えましょう。

以上、最後まで記事を読んでいただき有難うございました。

それでは、また！