日々のビジネスで、英文メール(E-mail)や英文レターがなかなかさっとうまく書けず悩んでいませんか。

苦戦の理由は英文法や英語表現もありますが、文を書き上げる時間ですね。ゆっくりなどしていられません😞。

もちろん緊急時は国際電話。でも口頭による誤解や数値の言いまちがいなどを防ぐため、どのみち後で英文メールで確認メッセージを出してフォローが必要です。

今や無料でも翻訳アプリが使え、かなりスピーディな対応が可能になりました。でも結局、内容を書くのは人間です。

この記事では書き方のエッセンスを紹介していますので、文明の利器をUPDATEしながら、短時間でシンプル、かつ心が通う英文メールが作成できるようになります。

もしご興味あれば、ぜひ読み進めていって下さい。

簡潔な文章＝社会人のマナー

海外ビジネスでは簡潔で明瞭な文章を書くことは、社会人のマナーです。

とくに、重要度がまちまちな大量のメールを毎日受信する相手側は処理スピードが命！よって簡潔文章が特に重要です。

先ずは無料の翻訳アプリを利用して英文の骨格を ザっとつくり、その英文を徐々に修正・編集していく下記のプロセスをご参考下さい。

１．翻訳アプリ(無料)を利用

“SDL Trados Studio”とか”Memosource” “memoQ”などの有料でスゴイ翻訳支援ツールがあれば別ですが、プロの翻訳者や大手企業でなく、たとえば私がお世話になった中小企業などでは、まず採用されていませんね。

最近Googleは、2016年にニューラル機械翻訳(人間の脳内の神経ネットワークを模倣したシステム）という、わけのわからない程スゴイ技術を発表したそうです。

そんな”Google翻訳”が誰でも無料で使えるので、ぜひアリガタク使わせていただきましょう。

その他にも人気の”DeepL”や”みんなの自動翻訳”、単語では”英辞郎”など多数ありますので、自分に合う無料アプリをダウンロードして使ってみてくださいね。

そして取りあえずさっと英文の骨格を作ってみましょう。(もちろん他の無料アプリでも十分です）

１－１．まずは骨格づくり

先ず翻訳アプリに、海外相手に対する文章（説明・問合せ・催促など）を日本語で書きます。

業種や業界によっていろいろ表現が違うと思いますが、専門用語は別として、わざと小学生でもわかるような簡潔でわかりやすい日本語をインプットして、英訳の検索をかけてみます。

翻訳アプリは精度が近年すごく向上していると先ほど絶賛しました。が、それでもまだまだ間違った翻訳が多いです。

ですから意味伝達を最優先に、あえて翻訳機が正しく翻訳しやすい日本語（←小学生でもわかる）にします。

ちょっと手の込んだ日本語で翻訳検索すると、ぜんぜん違ったヘンな翻訳文になってしまうからです。

いずれにせよ、あくまでも翻訳結果は参考程度だと思いましょう。

そして必ずニュアンスを含め後で修正・編集が必要になると初めから覚悟しておきましょう。

１－２．添削アプリで文法や表現などのチェック

念のためアプリで英訳された文章が心配なら、そのまま和文に逆検索してみて、意味が原稿とほぼ同じか確認しましょう。

専門用語などが含まれる文章なら、その部分は業界や会社ごとに単語や表現が違うこともあり、自社の資料や業界辞書などから適切な語彙や表現を探して入れ替えましょう。

また日付(数字のみ)の書き方や一般単語もアメリカ英語かイギリス英語かで異なることもあり、必ず直していきます。

ある程度英文を自分で修正し編集できたと思ったら、添削用アプリを使用して文法や表現を再度見なおし、最終編集をしましょう。

添削アプリは Grammarlyや Thesaurus.comのGrammer Coachなどがありますが、いろいろ自分にあうアプリをお試しください。

私は初めは Grammarlyの無料版を使用していました。

無料版でも文法やスペル、句読点などを指摘してくれるので、初級者でも簡単に修正ができ、かなり使用価値があると思います。

今は有料版(年間契約で140ドル位。月毎、四半期毎なら月割り高額になる)を使っています。

有料版になると、文章が堅い表現用からフレンドリー用までスタイルが選べ、冗長さなども詳しく添削してくれます。

よって文法に弱い私は、今のところ有料版で非常に助かっており、個人的にオススメです。

いずれにせよ、どのアプリでも個人の必要に応じて無料・有料を選べば良いですね。

２．文章編集のコツ・注意点

２－１．英文を編集の心がまえ

E-mail時代の今でも、私は英文レターを書くときの心がまえとして、いまだに30年以上も前の名著、The Little Black Book of Business Letters(Michael C. Thomsett著) を参考にしています。

個人的に、今でも十分通用すると確信しているからです。

もちろん、あなたが既に参考にしている書籍やサイトがあれば、それをメインにして、下記は単なる参考としてでも結構ですので、ぜひご利用くださいね。

２－１－１. 人間味が感じられる文章にする　         

英文は簡潔が大切。文書の冒頭からかたい表現で単刀直入にはじめるのもありでしょう。

でも、人間味のあるフレンドリーな文ではじめると、特にクレームのようなきびしい内容でも読み手の警戒心がかなり薄れるように思え有効ですね (ただし、場違いな軽率な文章は逆効果になるので危険)。

例えば

相手側も自分の利益だけでなくこちら側の利益も考慮し、問題解決への協力が得やすくなると感じます。

これは文書だけでなく、実際のナマの交渉のときも、きびしい内容ほどフレンドリーな雰囲気から面談に入ると、とても効果的であると実感しています。

２－１－２. はやめに連絡目的を明確に示す

相手は日々いそがしいのだとイメージしましょう。

もし文章内であなたの意見があやふやだと相手も理解しづらく、相手に悪い印象を持たれます。

自分の意見や目的をしっかり相手に早めの段階（できれば冒頭から）で明確に示すとよいでしょう。

その方が文章もしまり簡潔になって、相手にもよく伝わります。

２－１－３. あなたの要求事項を率直に伝える

相手に状況を説明したり要求したりするとき、「しかるべきご回答をいただければ有難く存じます」と、相手の行動をぼんやり期待するのでは印象は弱くなります。

「直接ご回答を下さい」のような力強い言葉で書くと、読み手としてもあなたの要求がはっきりとわかります。

２－１－４. 具体的な締切日を文中に織りこむ

たとえ当方の要求が読み手に理解されても「できるだけ早くご返事を・・・」では、別に返事をしなくてもいいのかも・・・と誤解されかねません。

かならず文中に「何月何日までに」「来週月曜日までに」など最終期限を明示するようにしましょう。

２－１－５. 最後は誠意ある力づよい口調でしめる　     

文章をしめる時にも、文中で要求した事をもう一度最後に念押しするのもいいですね。

そして「そのために何かご不明な点や当方がご協力できることがあれば是非おしらせください」など誠意ある言葉をつなげると、読み手はあなたの要求を軽くあしらいづらくなります。

２－１－６. 自分が伝えたい内容になっているか吟味する　

あなたが本当に伝えたい趣旨を長く書きすぎると、英文中に不要な表現や直接関係ない事まで含まれることがあります。

また翻訳した英文が冗長になり焦点がぼけてしまいます。

シンプルで短い文章の方が相手に伝えやすくなるので表現を工夫しましょう。

２－１－７. 不要なワードを探しだす　　

たとえば “monthly period”なら単に”month”にしたり、もったいぶった言葉や ”truly unique”など意味のない不要な言葉はなるべく削除しましょう。

また 、例えば ”preliminary attempt”なら ”first try”と表現するなどシンプルな文章で作成しましょう。

２－１－８. 能動態で書く　

英文は受動態より能動態で発信するほうが積極性がでて、読み手にあなたの要望や説明などが伝わりやすくなります。

また主導権がにぎりやすくなるようです。

前向きな文章はコミュニケーションのエッセンスと考えられています。

さてこの能動態の文章がポジティブトーンとなり、良いコミュニケーションにつながることを、つぎにご紹介します。

２－２．ポジティブトーン　

前の“2-1-8.能動態で書く”と重複し恐縮です。

文章全体のニュアンスとしてポジティブなトーンで英作しましょう。

例えば同じ内容を書く場合でも、「あなたの代替案は受けいれがたく、ついては先日指示した従来どおりのやりかたで履行してください」というネガティブトーンでなく、

「あなたの代替案を検討しました。今後もいろいろな考察にご尽力いただきたいと思います。ただ今回は書式変更ができない状況です」などと否定的なことでもポジティブトーンで表現すると、相手と良好なコミュニケーションがとれます。

これは文章だけでなく実際の面談や社内業務でのスピーキングにもいかすことができます。

３．表現（シンプル化・単語）

いろいろな表現をつぎのような視点で見なおすと、さらによい文章が書けるようになると思います。

３－１．シンプル化

日本語ではきめこまかく丁寧とおもわれる表現も、英文の世界では無駄な表現となるようです。

簡潔な文章をめざすために、思いきってシンプル表現に徹する覚悟が必要なようです。

例えば、“mutual agreement”とか“mutual cooperation”は単に“agreement”, “cooperation”でよく、” round in shape” や “big in size” は “round” “big” と変えてもじゅうぶん意味が通じ簡潔文になります。

私も和文の場合は長ったらしい表現ほど大人っぽいと感じていますが、こと英文ビジネスメールの場合はシンプルがベストと徹したほうがいいですね。

例えば「に関して」の ”in connection with” “in conjunction with” “in association with” などは “about” や “with” だけで明快に。

「の前に」の “prior to” “in advance of” “previous to” “preparatory to” などは “before” ですみます。

「近々」の” before long”, ”in due course”, ”in the course of time” なら ”soon” で置きかえられます。

もちろん同じ表現ばかりを嫌う英語の世界なので、上記の複雑な表現も織り込んで表現する必要もあります。しかし基本的心がまえとして上記を覚えておくといいですよ。

３－２．かたい単語と平易な単語

よく書籍やYouTubeで、「ビジネス場面では日常的な単語より、○○のようなちょっと難しい単語を使ったほうがビジネスパーソンとして好印象をもたれる」と書いてあります。

たしかに会話面ではそう実感します。よって英文ビジネスレターでは余計にそう思っていました。

しかしビジネスレターの場合、かたい単語がいい時もあれば、要件が単純明快にすばやく頭にはいる日常単語がいい時もあります。

伝達内容により、かたい単語と平易な単語を使いわけできるといいですね。

例えば、”acquaint A with B” なら “tell A B” にするとか、“evidence” や “demonstrate” なら“show”とか。

“commence” を “start/begin”に、また “cooperate with” なら ”work with” など平易語に使いわけができるようにしましょう。

上記については、ライティングの有名な書籍(例えば「英語ライティング ルールブック(デイヴィット・セイン著)」など) やブログなどでたくさん専門的にまとめてありますので、今後ご参考にされることをお勧めします。

４. まとめ

ビジネスレターを作成するときの骨格づくりと編集について、上記のまとめです。

最近は日本語のメールでも簡潔明瞭がメインになってきました。が、それでも難しい表現や丁寧な言葉を使いたい気持ちがどこかに残っています。その方が「立派そう」に見えるからかも。

でも英文メールの世界では、それは「無能な証拠」「時間を奪う失礼な人」などとしか思われないのです。相手を思いやるビジネスマナーの一つとしてぜひ身につけましょうね。

以上、最後まで記事を読んでいただき有難うございました。少しでもあなたのお役にたてればうれしいです。

それではまた！