こんにちは。

ある日、会社に英語で国際電話がかかってきました。もし対応にはちょっと困るという方は、つぎを参考にしていただくと、国際電話がかかかってきても応対がスムーズにできますよ。

国際電話ドキドキの解消方法

それでは、先ずは決まり文句から。次をご覧ください。

１．英語で電話応対する時の決まり文句を身につける

　

１－１．あなた専用の定型フレーズを1~2パターン持つ

日本と同じように、英語でも電話応対には決まり文句があります。

それを最初は1パターンのみでOKですが、最終的には2パターンほど覚えて、スラスラ言えるように練習すれば十分対応できます。

正直、それ以上は覚える必要はないと考えます。同じ意味のことを言うだけですから。

なぜ1パターンの英語だけではダメなのでしょうか。それは・・・単なる同僚たちに対する見栄です。（下世話な考え方ですみません）

社内では皆は忙しそうにしながらも、じつはあなたの英語での対応ぶりに耳をかたむけています。(でも最初だけですが)

海外取引が少ない中小企業だから英語ができる人材が少ない・・・といっても、みな中学1-2年レベルなら多少わかります。

この記事を読んでいるあなたならきっと、将来は社内の”英語エキスパート”または”英語がわかる人”を目指していらっしゃると思います。

そんな頑張るあなたを、他の人から「(あなたの英語は) いつもワンパターンだなぁ」なんて言わせない（思わせない）ためにも、先ずは各パターンごとに鉄板フレーズ2つを覚えていただきたいです。

そして、それをぜひ本番で使い回してみましょう。

注：どうしても覚えられない！緊張してすぐ忘れる！という方は、小さいメモを作って電話の下や机の中に忍ばせておきましょう。何回も見たり発言しているうちに、徐々に覚えていきます。

さて定型フレーズといってもいろいろありますね。ご参考までにいくつか書き出してみますので、あなたはご自分の職場環境に照らしあわせ、必要なフレーズを組み合わせ、あなた専用の定型フレーズを決めましょう。

■　電話を受けるとき　

1. “Good morning/afternoon. This is XXX company. How can(may) I help you?”
2. “Hello, XXX company. This is [あなたの名前] speaking. May I help you?”
3. “Thank you for calling XXX company. May I help you?”

■　参考まで：電話をかけるとき　

“Hello. This is【あなたの名前】from XXX company.” に続いて

1. “Mr./Ms. AAA, please.”　または ”I’d like to speak to Mr./Ms.AAA, please.””
2. “May (Can) I speak to Mr. /Ms. AAA？”　
3. “Is Mr./Ms. AAA available (to talk) now?”　
4. “Could you put me through to Mr./Ms. AAA？

■　音声が聞きづらいとき

1. “Can you hear me?” “I am sorry, but I can’t hear you.” ※回線不調
2. “I think we have a bad connection. Could you speak up a little?”

■　誰に電話をおかけですか？ (当社の誰にかけたか確認するとき)

• “Who are you calling, please?”　
• “Who would you like to talk/speak to?”
• ”To whom may I direct your call?””

■　少々お待ちください　(担当者がいて電話をつなぐとき)

1. “Hold on (a minute), please.”　　
2. “Just a moment, please.”　
3. “Hold the line, please.”　
4. ”Could you hold on a second(moment)?”

■　ただいま Mr./Ms. AAA(him/herの時もある)におつなぎします

1. ”I’ll just put you through to Mr./Ms. AAA now.”　
2. ”I’ll transfer you to Mr./Ms. AAA now.”　
3. ”I’ll connect you with Mr./Ms. AAA now.”　
4. ”Let me transfer you to Mr./Ms. AAA now.”

■　どちら様でしょうか

1. “May(Can) I ask who’s calling, please?”　
2. “Excuse me, what company are you with?”　
3. “May(Can) I have your name (your company name)?”

■　もしスペルを聞くとき

1. “Could you please spell it out for me?”　
2. “Could you spell your last name for me, please?”　
3. “Will you tell me the spelling?”
4. “How do you spell that?”

■　相手がなにを言っているか聞きとれないとき （下記を組み合わせてください）

1. “Could you speak more slowly?”　
2. “I’m sorry, I didn’t understand well (I didn’t catch what you said).”　
3. “Could you say (repeat, go over) that again, please?”　
4. “I’m not sure I understood what you said fully.”　　
5. “I don’t quite follow.”

■　担当者が不在か、手がふさがっているとき

1. “I am sorry(afraid) he/she is out right now.” “He/She is out of the office.”　
2. “He/She is out for lunch.”　　
3. “He/She is out of town/Japan until next Monday.”　　
4. “He/She is not available all this week.”　
5. “He/She should be back any moment (soon, in 30 minutes, by 5 p.m.).”　
6. “He/She is away from (not at) his/her desk now.”　
7. “I am afraid he/she is on a business trip.” “He/She is away on business.”　
8. “He/She is sitting in a meeting.”　
9. “He/She is on the phone (another line) right now.” “His/Her line is busy now.”　
10. “He/She has already left for home today.”

■　電話があったことを伝え、あとで電話させるか、または再度電話をしてほしいとき

1. “Could you call again tomorrow morning?”　
2. “Could you call back later (in 30 minutes)?”　
3. “I’ll tell him/her you called.”
4. “I’ll tell him/her upon his/her return.”　
5. “Can I have him/her call you back?” “May I have your phone number?”　
6. “Shall I let him/her call you back?”　
7. ”Shall I ask him/her to call you back?”

■　伝言を受けたり残すかどうかたずねるとき

1. “Would you like to leave a message?”
2. “Do you want to leave a message?”
3. “May I take a message?”
4. “I can take a message”

■電話を切る

“Thank you for calling”につづき、“Goodbye”か“Bye”でしめます。もし最後に “Have a nice (good) day.”と言われれば、“Thanks, you too.” と軽く返せればとてもスマートです。

１－２．英語で国際電話に対応するときの注意点

あなたは上記の2パターンを一生懸命に練習しペラペラになったのに、ここでちょっと冷や水を浴びせるようで大変恐縮です。

国際電話がかかってきたとき、もし最初から慣れた口調で早口で電話にでると、相手側はあなたが英語の達人だと思い、ドンドン早口で話してきます。

もし相手の英語アクセントが独特のときは特に、簡単なことさえ聞き取れなません。

よって初めはわざとゆっくり目に話しましょう。

相手がきれいでわかりやすい英語を話すとわかれば、途中からスピードアップして話す方がいいですよ。

なお最悪どうしても相手の言うことが聞き取れない場合は、英語を話せる人が他にいれば代わりに聞いてもらいましょう。（わかったふりして対応すると、後で大きな問題になることがあります）

相手次第ですが、何回も聞き直すのはかえって失礼になる場合があるからです。

もし日本側の担当者が不在で、英語ができる人が周りに誰もいない場合は、“Unfortunately, there is no English speaker here now.”と正直にいって、お急ぎならE-mail/Faxしてほしいと伝えましょう。

２．英語で電話内容が聞き取れなかったときの対処法

２－１．E-mail/FAXで再度依頼し、その後フォローする

相手側は急いでいるから、メールやFAXでなく国際電話をわざわざしてきます。

担当者が不在で、かつ相手の英語が聞き取れない時は、相手側にE-mailかFAXを発信するよう依頼しましょう。

「貴社から文書を受け取り次第、担当者と連絡をとり、折り返し返事したい」と説明すれば、相手側は急いでいるので、ほとんどすぐにメールかFAXで連絡してくれます。

文書なら詳細内容が明確で誤解が生じず一番いい方法です。

「面倒なことを背負いたくないな～」と思いますね。ただでさえ自分の仕事だけでも忙しいときは特に。自分に雑用が回ってきて自分が損した気分‼になることがあります。

が、何度か対処すれば、そのうち慣れてスイスイ苦にならなくなります。慣れるが勝ち。

なお先方から受信したものの、担当者と連絡が付かない場合、上司に連絡し支持を仰いで処理する（英文で返答など）ところまで頑張ってみましょう。

のちのち「責任感ある人材」として認められるようになります。また、周りにも自分自身に対しても自信がついてきます。

補足:もし定型フレーズ以外の英語がなかなか口から出てこない方は、一度下記を覗いてみてください。
英語が口からポンポン出る練習【初級者　質問リスト編】
英語が口からポンポン出る練習【初級者 マインドマップ編】

２－２．英語のスペリングを口頭で確認する技を身につける

電話でやり取りする場合、聞き取れない発音があります。

E-mailなら、アドレスのアルファベットが一個でも間違うとつながりません。たとえば“T”を相手は“P”とよく聞き間違えます。BとD，MとN,　IとYも間違って伝わることが多くあります。

これを防ぐために、フォネティックコードという共通認識できるものを使用します。

たとえばAなら“A for America”（＝アメリカのA）, Bなら”B for Brazil”（＝ブラジルのB）と確認していきます。

“for”のかわりに “as in”を使って “A as in America” “B as in Brazil”でもOKです。

電話で相手の名前を聞くときも、この方法を使えばスペルを間違うことはないですね。

さてそのコードとはどんなものでしょうか。実はコードといっても自分で自由につくってもOKです。

欧米人は、人の名前や有名都市名を使うほうが多く、またアジアやその他では、国名・都市名を使う方が多いようです。ご参考までに具体的なものA~Zまで記載しましたので、ご参考下さい。

それでは下記をご参考下さい。あなたの好きな単語を一つずつ選んで自分のパターンをつくりましょう。

日英どちらもA~Zまですらすら言えるようにしましょう。(もっと覚えやすい別の単語があれば、それを使ってもいいですね)

アルファベット：国名・都市・人名など

いかがですか？あなた自身のコードを決めて、A～Zまでサーっと言えるようにすると便利ですよ。

それでまとめです。

３．まとめ

あなた専用の言い回しパターン＆スペル確認方法を身に着けると、海外業務がすごく楽になりますので、がんばって練習しましょう。

以上、最後まで記事を読んでいただき有難うございました。

それではまた！